CENA
BRAND
CZAS REALIZACJI
PROMOCJA
OCENA PRODUKTU

Archiwizacja dokumentów

Wyświetlanie 1–12 z 1513 wyników

archiwizacja dokumentów biurowych

Archiwizacja dokumentów to inaczej przechowywanie informacji, których już nie używasz, w bezpiecznym miejscu przez dłuższy czas. Do tego zadania używamy segregatorów, teczek kartonowych, koszulek, pudeł archiwizacyjnych itd. To skomplikowany proces, a zrobienie tego źle może narazić Cię na kary ustawowe. Poza tym porządek w papierach przynosi też wiele innych korzyści. Najważniejszą jest to, że masz kontrolę nad obiegiem dokumentów w Twojej firmie. Wiesz gdzie szukać danych archiwalnych, do których czasami trzeba powrócić i je przejrzeć. W dobrze zorganizowanym archiwum nie będziesz tracił na to czasu i zrobisz to Ty lub twój zespół szybko. Sposób archiwizacji, czas przechowywania określają w RP ustawy. Obecnie dokumenty podzielone są na dwie grupy.

Grupa A – materiały archiwalne (archiwalia) to dokumenty, które należy przechowywać nieprzerwanie i stale. Do tych dokumentów należą Akty urzędów stanu cywilnego, dokumenty sądowe, mapy itp.

Grupa B – dokumenty niearchiwalne. Są to materiały, które po określonej ilości lat przez ustawy, możemy poddać zniszczeniu. W firmie są to najczęściej dokumenty księgowe, kadrowe, listy płac czy faktury. Ustawa określa jaki czas, ww. dokumenty powinniśmy przechowywać, czyli archiwizować.

  • 5 lat – dokumentacja księgowa tzn. księgi podatkowe, faktury, rejestry księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe. 5 lat powinniśmy również przechowywać dokumenty związane z ZUS.
  • 50 lat – dokumentacja pracownicza. Wśród niej – listy płac, karty wynagrodzeń i inne dokumenty, które mają wpływ na wyliczenie w przyszłości emerytury.

Co nam pomoże w procesie archiwizacji ?

Segregatory

Segregator to chyba najbardziej kojarzący się z biurem przedmiot. Segregatory są potrzebne w magazynie, księgowości, działach handlowych, a także w gabinetach prezesów. Jest ich dziesiątki rodzajów i są podstawowym produktem wszystkich producentów materiałów biurowych takich jak Esselte, Leitz, Donau, Bantex, Herlitz itd.

segregatory, teczki i skoroszyty

Segregatory wykorzystywane są do archiwizacji i przechowywania dokumentów, a także do ich transportu i prezentacji. Mają różne formaty i grubości. Najbardziej popularnym i najczęściej sprzedawanym to segregator A4 i szerokości 75 mm. Nowoczesny segregator powinien być trwały i odporny na intensywną eksploatację, czyli częste otwieranie i zamykanie. Producenci szczególną uwagę przykładają do jakości mechanizmu tak, żeby wkładanie i wyciąganie dokumentów było łatwe i proste. Większość segregatorów przed wilgocią zabezpieczane jest poprzez powlekanie ich folią PCV. Folia nie tylko chroni przed wodą, ale również pozwala produkować segregatory w niezliczonej ilości kolorów.

Obok najpopularniejszych segregatorów A4/75 mm w a33.pl możecie zakupić segregatory bankowe A5, segregatory A4 prezentacyjne 4-ringowe tzw. PANORAMA z przednią okładką pozwalającą umieścić pod nią autorski wydruk. Ten rodzaj segregatora w prosty sposób pozwoli nam np. spersonalizować ofertę lub prezentację zamieszczoną w segregatorze. Używając dodatkowo koszulek biurowych, w prosty sposób możemy stworzyć np. katalog produktowy. W ofercie a33.pl znajdziecie Państwo również segregatory A3. Używane do przechowywania np. dokumentacji technicznych, map itp.

Pudła, pudełka i kartony archiwizacyjne

Tak jak wspomnieliśmy na początku, większość dokumentów powinna być przechowywana i archiwizowana przez 5 lat. Alternatywą dla segregatorów są pudełka, pudła i kartony archiwizacyjne. Produkowane ze specjalnych, bezpiecznych, bezkwasowych tektur będą chronić nasze dokumenty i informację przez dziesiątki lat. Tak jak mamy wiele rodzajów segregatorów, tak również na rynku jest dostępna szeroka gama pudełek, pudeł i kartonów archiwizacyjnych. W pudełkach mogą znajdować się nie tylko dokumenty, ale często przechowujemy w nich całe segregatory, teczki i skoroszyty.

Pudła, pudełka i kartony archiwizacyjne

Ze względu na regularne kształty pudeł zbiorczych są ulubionym sposobem organizacji dokumentów przez działy księgowości i archiwistów. Zaletą pudełek archiwizacyjnych jest ich cena. Są dużo tańsze od segregatorów i świetnie sprawdzą się tam, gdzie nie musimy często sięgać do zawartych w nich papierów. Jeżeli planujesz, zrobić porządki w swoich dokumentach, pomyśl o zakupie pudełek A4 o szerokości 80 lub 100 mm. Dodatkowo warto zaopatrzyć się w pudełka zbiorcze. Dla wygody i ergonomii użytkowania możesz wybrać pudełka otwierane z góry lub od przodu, które umożliwiają dostęp do dokumentów bez ściągania pudła z regału.

Teczki i skoroszyty

Do czego służą teczki, wiedzą już małe dzieci, które używają ich w przedszkolu i szkole do przechowywania swoich prac. Teczki są obowiązkowym wyposażeniem każdego biura. Od kartonowych za kilkanaście groszy do eleganckich i specjalistycznych wykorzystywanych przez prezesów i zarządy przedsiębiorstw. Są podstawowym narzędziem przy utrzymaniu porządku w papierach. Często wykorzystujemy je do bieżącego zabezpieczenia i transportu faktur, ofert, cenników, dokumentów personalnych.

Teczki i skoroszyty zawieszane są wykorzystywane w szkołach, w bibliotekach i w służbie zdrowia. Umieszczane w specjalnych szafach, szufladach, pojemnikach lub pudłach umożliwiają szybki dostęp do informacji, które właśnie potrzebujemy. Polecamy systemy teczek zawieszanych firm takich jak ELBA, Esselte i Leitz. Teczki mogą być produkowane z tektury lub z tworzyw sztucznych. Jednymi z bardziej popularnymi teczkami to teczki kartonowe wiązane A4. Są najtańszymi teczkami, dlatego zużywamy ich i wykorzystujemy najwięcej. Mogą służyć do archiwizacji dokumentów razem z pudełkami kartonowymi, które te możemy dodatkowo umieszczać w kartonach zbiorczych.

Teczki i skoroszyty do archiwizacji

Popularnym i podobnym do teczki produktem jest skoroszyt. Najczęściej wykorzystywane do tworzenia ofert, dokumentacji technicznych, list obecności. Tak jak teczki, skoroszyty mogą być wykonane z kartonu lub z tworzywa sztucznego. Skoroszyty wyposażone w otwory możemy wpinać do segregatorów. Umożliwia nam to segregowanie dokumentów np. działami firmy i prosty do nich dostęp. Jeszcze łatwiej w segregatorach możemy umieszczać skoroszyty tzw. hakowe. Bez otwierania mechanizmu segregatora możemy wpinać i wypinać z niego skoroszyty.

Używamy ciasteczek, dzięki którym strona działa poprawnie. Informacje o wykorzystywanych ciasteczkach znajdziesz na stronie Polityka prywatności.